科技“抗疫”,视频办证!


  近日,南粤公证处接到一件特殊的公证申请:武警战士小吕由于疫情防控需要,必须在部队值守,而之前购买的车位又必须要马上办理相关登记手续,他想委托自己的母亲代为办理,但登记部门要求委托书需要办理公证。

  疫情期间,他不能离开部队,而由于部队实行封闭式管理,公证员也无法上门见证签名。

  经过研究,南粤公证处指派公证员通过远程视频见证签名的方式,顺利为其办理了委托书公证。

  整个办证流程如下:

  1、公证员与小吕进行电话机及微信沟通,了解小吕的委托意图,告知其需提供的办证材料;

  2、小吕和其母亲(即受托人)将公证所需的当事人身份资料、车位购买资料等的原件快递到公证处供公证员审查;

  3、公证员根据小吕的意图和提交的材料起草好委托书文本,连同公证申请表格等资料一起制作成电子文档,通过微信方式发给小吕,由其下载打印并确认内容无误;

  4、公证员与小吕进行了微信视频通话,在视频中对小吕的身份进行了远程核验,对公证的相关事项进行了告知。进行询问,并在镜头前见证小吕在委托书文本和公证申请表格等资料上签名,小吕在镜头前展示签署完毕的文件并将文件封存入信封。整个视频连线过程,公证处全程进行屏幕录像存档;

  5、小吕按照公证员提供的地址将资料快递给公证处。

  6、收到快递后,公证员完成公证书的制作,并通过快递将公证书和此前提交的办证资料原件寄回给小吕的母亲。

  整个办证流程全线上解决,当事人足不出户,避免了疫情期间不必要的接触。

  身处湖北省的小李同样遇到类似的情况。

  小李之前出借款项给朋友陈叔作生意周转,陈叔以其位于广州的房子向小李抵押担保,并办理了抵押登记。现陈叔可以还款给小李,并等着小李回广州办理注销抵押权手续后就马上出售房屋。但受突然而来的疫情影响,导致小李一直无法离开湖北,而当地的公证机构亦未正常复工,小李无法在当地办理委托书公证。

  焦急万分的陈叔和小李找到了南粤公证处。经过讨论和研究,南粤公证处同样采用了远程视频的方式为小李办理次公证。

  结合当地的出行和设备限制,公证员首先与小李和当地部门沟通,说明情况取得放行的同意后,小李前往最近其居所的配有打印设备的政府部门办公室。公证员先行通过身份验证管理系统对小李进行远程身份验核,其后公证员通过上述办证流程同样的方式与小李进行视频通话,并对整个连线过程进行摄录,顺利为小李办理本次公证。

  在沟通本次公证方案的期间,陈叔和小李都分别向公证员提及过自己的顾虑:为了交易安全,本来双方打算在办理涂销抵押手续现场当面结算欠款的。现在采用远程视频的公证方案,小李希望在其办理公证手续前陈叔向其清偿欠款,陈叔又有些顾虑其转账还款后小李会不会拖延办理公证手续。

  为此,公证员向他们提议了公证提存的方式,陈叔先向公证处提存需要偿还的欠款,小李与公证员连线办理相关公证,办结公证并顺利完成涂销抵押手续时,公证处将提存的款项划付至小李。这个方案的提出,马上消除了双方对交易安全的顾虑。

  视频办证是目前公证行业逐渐兴起的新型办证模式,不仅在疫情期间能够解决当事人出行不便的办证需求,其实也能解决异地当事人甚至海外当事人的远程办证需求。南粤公证处将进一步加大技术研发,完善办证流程,结合“赋强”、“提存”等各种保障交易安全的公证工具和手段,在确保合法合规的前提下,为办证群众提供更为便捷高效,灵活精准的创新公证法律服务。